Công việc văn phòng là gì ?

Công việc của một nhân viên văn phòng đôi khi phải làm khá nhiều việc khác nhau chứ không hề đơn giản như mọi người thường nghĩ.  Vậy công việc văn phòng là gì ? Hãy cùng thework.vn cùng tìm hiểu nhé

Văn phòng là gì?

Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi làm việc của cá nhân ( lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng như lưu trữ thông tin.

Theo Wikipedia văn phòng được định nghĩa như sau:

Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),

Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).

Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi để làm việc của doanh nghiệp, tổ chức hay một nhóm cá nhân.

Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thể chỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm).

Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.

Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được xây dựng với chức năng chuyên là nơi để làm việc thay vì để ở như các loại hình tòa nhà chung cư, căn hộ khác.

Các loại hình văn phòng

Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng. Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc.

1. Văn phòng chức năng

Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…)

Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.

2. Văn phòng làm việc

Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc. Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó có thể còn nằm trong các loại hình văn phòng sau đây:

3. Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có teher tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, vì vậy tiết kiện được chi phí phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ.

Nhân viên văn phòng là gì?

Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng được hiểu là những Office Staff và được ví như những bảo mẫu của các công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính

Nhân viên văn phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ liên quan đến hành chính nhân sự trong công ty

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng luôn luôn bận rộn đôi khi phải làm khá nhiều công việc cùng một lúc không giống như nhiều người thường nghĩ. Điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Nhân viên văn phòng giỏi là phải có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng như chuyên môn thì mới có thể giải quyết công việc tốt nhất. Đặc biệt, một CV nhân viên văn phòng ấn tượng cũng chính là lợi thế cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng tại những doanh nghiệp lớn. Vậy bạn đã hiểu rõ hết những công việc của một nhân viên văn phòng chưa?

Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng

Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty. Những khoản chi phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho công ty, chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.

Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân

Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là trực ở quầy lễ tân. Họ có nhiệm vụ trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người đón tiếp khách hàng tới công ty. Bên cạnh đó, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Nhiệm vụ chính của một nhân viên văn phòng cần làm là chịu trách nhiệm về các loại tài liệu, công văn, giấy tờ của công ty. Cụ thể, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện chuyển các tài liệu của công ty tới những địa chỉ cần chuyển và nhận các tài liệu chuyển tới cho công ty, giao tận tay cho người cần nhận. Ở trong công ty, nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ các loại công văn, giấy tờ, tài liệu, hợp đồng một cách khoa học để có thể nhanh chóng trình ra khi được yêu cầu. Luôn đảm bảo rằng bản gốc phải được cất trữ cẩn thận, nếu bộ phận khác cần sử dụng thì chỉ đưa ra bản photo có công chứng. Bản chính chỉ cung cấp khi trường hợp đó là cần thiết.

Theo dõi chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong công ty cũng là một nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng. Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên văn phòng cần có một chút am hiểu về luật bảo hiểm của người lao động. Ngoài ra, nhân viên văn phòng đôi khi còn phải đảm nhiệm những công việc hỗ trợ bộ phận nhân sự chọn lọc và xét duyệt mẫu hồ sơ xin việc của các ứng viên.

Toàn bộ các công việc in ấn và photocopy sẽ do nhân viên văn phòng phụ trách. Thường thì các loại tài liệu của công ty cũng do nhân viên soạn thảo trước khi đem đi in ấn. Vì thế, để trở thành một nhân viên văn phòng thì yêu cầu cần thiết là thành thạo kỹ năng máy vi tính văn phòng, cụ thể là kỹ năng excel, kỹ năng word.

Quản lý trang thiết bị trong công ty

Nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Sau khi được cấp trên phê duyệt thì nhân viên văn phòng tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng. Trong quá trình các phòng ban sử dụng, nhân viên văn phòng vẫn phải theo dõi và quản lý những thiết bị này.

Đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.

Hỗ trợ các dự án

Khi công ty có các dự án sẽ cần huy động lực lượng nhân viên hỗ trợ trong đó nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng đối với các dự án đó là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu của những người chịu trách nhiệm dự án. Nếu có người đi công tác tại dự án thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị các tài liệu hoặc các thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác.

Vũ – Tổng hợp 

Tham khảo ( timviec365.vn, 123job.vn, … )