Tổ chức sự kiện là gì? Kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Sự kiện có khả năng chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tóm lại,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích. Vậy có những kinh nghiệm tổ chức sự kiện nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!!!
Mục lục
Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một đề tài hoặc ý nghĩa chính xác, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của phần lớn người. Sự kiện có khả năng chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tóm lại,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…)
- Ý tưởng: phân chia loại hình sự kiện sẽ xảy ra
- Kịch bản: Lên bố cục, sắp xếp và thiết lập các hạng mục có trong sự kiện sao để phù hợp với nhau nhất, thời gian bắt đầu, kết thúc và lời thoại của MC.
- Cung cấp nhân sự: mỗi cá nhân trong sự kiện sẽ có một nhiệm vụ và vai trò nhất định. Bạn trong vai là nhà tổ chức sự kiện cần phải tập hợp họ lại và tạo thành 1 thể hợp nhất, bao gồm: đạo diễn sự kiện, đạo diễn âm thanh ánh sáng.
- Tiến hành sự kiện: Đem tất cả những gì đã khớp bị lên sân khấu, vận hành chúng chuyên nghiệp và cố gắng hạn chế sai xót. xử lý các sự cố nếu như có.
Xem thêm Bí kíp giúp đăng tin tuyển dụng hiệu quả
Thực nghiệm tổ chức sự kiện thành công, chuyên môn
Xác định rõ mục tiêu hướng tới
Mục đích được xem là nòng cốt để bạn lập kế hoạch cho sự kiện. Các nhà đảm nhận cần nắm rõ ràng rõ ngay từ khi bắt đầu về hình thức của sự kiện, ví dụ như mục tiêu của buổi event là quảng bá sản phẩm hay sẻ chia kiến thức, sự kiện public hay private… Từ đó, doanh nghiệp có khả năng xây dựng được quy trình tổ chức sự kiện sao để phù hợp.
Xác định thời gian và địa điểm nhất định
Nhân tố tiếp theo bạn nên chú ý chính là thời gian và địa điểm tổ chức. Về thời gian, nếu như có thể, công ty nên tránh các khung giờ “bận rộn” của khách mời để bảo đảm mọi người có cơ hội tham gia phần lớn.
Bên cạnh đấy, để hạn chế hiện trạng không thể tìm được những vị trí như ý, ban quản lý nên ấn định địa điểm tổ chức sự kiện từ sớm trước đó. Đáng chú ý, đối với các sự kiện ngoài trời, ban tổ chức cùng người phụ trách nên xem xét kĩ về thời tiết cùng các giải pháp dự phòng.
Xem thêm Bản mô tả công việc là gì? Bản mô tả công việc có lợi ích gì?
Xây dựng chi tiết kịch bản, timeline chương trình
Một kịch bản chi tiết, timeline hợp lý là tiêu chí góp một phần làm nên thành công của sự kiện. Bình thường kịch bản tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: Kịch bản tổng quát, kịch bản của MC và kịch bản dành cho dàn âm thanh, ánh sáng. Một bí kíp nhỏ dành cho các công ty là nên thêm thắt vào nội dung của chương trình các nhân tố ngoài lề để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.
Lên lên danh sách các hạng mục cần tối ưu bị
Liệt kê các hạng mục cũng là một trong những trải nghiệm “xương máu” AIT mong muốn sẻ chia đến bạn. Việc lên danh sách các hạng mục không những giúp hạn chế việc thiếu sót trong công tác chuẩn bị mà còn hỗ trợ ban phụ trách tài chính trong lúc dự trù kinh phí. Hơn nữa, danh sách các vật dụng và thiết bị cần chi cũng nên được viết ra một cách chi tiết, nhất định.
Thiết kế ấn phẩm, hình ảnh cho sự kiện
Có thể nói rằng ấn phẩm chính là bộ mặt của sự kiện. bởi vậy, công ty có thể gây ấn tượng cho sự kiện của mình bằng việc thiết kế hình ảnh, vật phẩm đẹp đẽ. Những thành phẩm này có thể gồm: banner, quà lưu niệm, tờ rơi…. thế nhưng, các cơ quan cần chú ý thiết kế ấn phẩm sao để phù hợp với đề tài của buổi event.
Lập kế hoạch truyền thông
Thành công của sự kiện phụ thuộc rất lớn vào khâu truyền thông. bình thường, công ty sẽ thuê các cơ quan chuyên môn để kế hoạch truyền bá của event đạt kết quả tốt nhất. Tuy vậy, tại thời điểm này, phụ thuộc vào sự phát triển của mạng xã hội, những sự kiện và phương thức truyền thông online ngày càng trở nên dễ dàng và phổ biến (đối với các sự kiện public):
- Lập một landing page nhằm review chủ đề và các nội dung nhằm lôi cuốn mọi người.
- Tăng sự phổ biến của sự kiện bằng việc tạo banner hoặc quảng cáo.
- Sử dụng kênh mạng xã hội để truyền bá, tạo hashtags cho sự kiện.
- Gửi email nhắc nhở đếm ngược thời gian nhằm tăng lượt người đăng kí tham gia sự kiện.
Các nhân tố để tổ chức sự kiện thành công
Nội dung chương trình thu hút, độc đáo, có pha chút bất ngờ, kịch tính. cần có nội dung thẳng thắn, đáng nhớ và khắc sâu vào tâm trí người truy cập. Đừng để đấy là những kịch bản chương trình quá quen thuộc mà khách dự tiệc chưa xem hết chương trình đã dự báo được.
Địa điểm, ngày giờ tổ chức phải ăn nhập. Việc này quyết định đến số lượng khách tham dự, và tâm trí của họ. Bạn không thể tổ chức lễ khai trương vào 12h đêm được, cũng như không thể tổ chức tiệc nhẹ vào lúc 12h trưa hay 7h tối.
Nguyên tố về mặt hình ảnh. Hình ảnh luôn là thứ đập vào mắt người xem trước tiên, ấn tượng ban đầu đấy sẽ quyết định họ có hứng thú hay không. Việc tạo dựng hình ảnh độc đáo, thú vị sẽ tạo ấn tượng thoải mái hơn cho người đến dự event.
Xem thêm Các kỹ năng viết content hay và tăng độ hiệu quả trong công việc
Tạm kết
Bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kinh nghiệm tổ chức sự kiện cực bổ ích. Nếu có thắc mắc gì về kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì để lại ý kiến để cùng giải đáp nhé!!!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
Nguồn tham khảo: (solution.com.vn, sukienachau.com, aitvietnam.com, viet-power.vn)
