Ma trận Eisenhower là gì? Ma trận Eisenhower áp dụng cho những ai?

Ma trận Eisenhower là gì? Hãy cùng tìm hiểu ma trận Eisenhower, sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.

Ma trận Eisenhower là gì?

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?

Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Xem thêm Tổng hợp những kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp giúp tăng doanh thu

Ma trận Eisenhower áp dụng cho những ai?

Đây là một phương pháp quản lý công việc vì vậy ma trận này phù hợp với tất cả đối tượng, từ cá nhân đến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu phân tích kỹ thì mọi người sẽ thấy ma trận Eisenhower phù hợp với các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp nhất. Phương pháp này sẽ giúp họ có Làm việc, Giao việc và quản lý kết quả một cách hiệu quả nhất. Vì sao lại vậy hãy tìm hiểu là mục II nhé.

Tác giả của ma trận Eisenhower

Eisenhower sinh ngày 14 tháng 10, 1890, tại Denison, Texas, Hoa Kỳ. Ông bất ngày 28 tháng 3, 1969, Walter Reed National Military Medical Center, Bethesda.  Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Eisenhower chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

Phân nhóm công việc theo phương pháp Ma trận Eisenhower

Việc khẩn cấp và quan trọng

Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là những việc khẩn cấp và quan trọng. Đây đều là những việc phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:

• Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
• Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
• Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.

Việc quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm những công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.

Ma trận Eisenhower là gì?  Khi thực hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những công việc quan trong, khẩn cấp nếu nó xuất hiện trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện những công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.

Xem thêm Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Việc khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng. Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:

• Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
• Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

Việc không quan trọng, không khẩn cấp

Việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng của ma trận quản trị thời gian. Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:

• Tán gẫu cùng bạn bè.
• Những cuộc gọi kéo dài.
• Các hoạt động giải trí.
• Làm những việc không mục đích.

Xem thêm Những kinh nghiệm khi mở quán nhậu đắt khách vô cùng hiệu quả

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Ma trận Eisenhower là gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Qua bài viết trên Thework.vn đã cung cấp các thông tin về ma trận Eisenhower là gì? Ma trận Eisenhower áp dụng cho những ai?. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích vơi các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé.

Mỹ phượng – Tổng hợp

Tham khảo ( vannguyen.edu.vn, cafebiz.vn, … )