Nhân viên văn phòng là cụm từ thường thấy sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Đây chính là những người thực hiện các công việc nhất định thuộc lĩnh vực về hành chính. Hầu hết tại các cơ quan, cơ sở nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay.
Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ giới thiệu tới các bạn nhân viên văn phòng là gì và công việc của họ là gì . Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !
Mục lục
1. Định nghĩa về nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là cụm từ thường được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Bất kể trong một văn phòng nào cũng có những nhân viên kiêm nhiệm lĩnh vực này. Nhân viên văn phòng là gì? Trong tiếng anh mọi người thường khái niệm đấy là những “Office Staff”. Đây chính là một trong những người thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” của tổ chức, thực hiện các công việc nhất định thuộc các lĩnh vực về hành chính. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận hầu như không thể thiếu của bất cứ cơ quan nào.
Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho toàn bộ hoạt động của công ty, từ khâu xử lý các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu quan trọng. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận làm được bố trí và bố trí hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
Xem thêm : Công việc part time : Tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng
2. Miêu tả công việc của nhân viên văn phòng
Một nhân viên mãi mãi bận rộn đôi khi phải làm khá là nhiều công việc cùng một lúc không giống như nhiều người thường nghĩ. Điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Nhân viên tại văn phòng giỏi là phải có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng như chuyên môn thì mới có khả năng giải quyết công việc tốt nhất. Đáng chú ý, một CV nhân viên ấn tượng cũng chính là lợi thế cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên tại văn phòng tại những doanh nghiệp lớn. Vậy bạn đã hiểu rõ hết những công việc của một nhân viên chưa?
1. Thanh toán các chi phí phí cho văn phòng
Mỗi tháng, vai trò của nhân viên văn phòng phải đảm nhận việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của tổ chức. Những chi phí phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, khoản chi điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Thỉnh thoảng, tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.
2. Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân
Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có khả năng là trực ở quầy lễ tân. Họ có trách nhiệm trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người tiếp đón khách hàng tới công ty.
Bên cạnh đấy, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của doanh nghiệp, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo chiến lược đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, năng lực giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, nhất là cần có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.
Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân đón khách
Tại thời điểm này, nhu cầu tuyển nhân viên ngày càng lên cao, thời cơ việc khiến cho ngành nghề này càng ngày càng mở bao quát hơn. tuy vậy, nhiều công ty, công ty có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên nhất là ở những vị trí trực quầy lễ tân.
Bởi nhân viên trực quầy lễ tân cũng như bộ mặt của tổ chức. Không chỉ vậy, một nhân viên chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có thể ngoại ngữ tốt. Chính bởi vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các công ty nhé.
3. Đảm nhiệm công tác văn thư lưu giữ
Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc ảnh hưởng đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Nhân viên trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng giống như đối tác và ngược lại. Họ có trách nhiệm xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi quan trọng. Lưu ý, nhân viên luôn phải đảm bảo bản gốc các tài liệu cần thiết được lưu trữ cẩn thận, trong trường hợp các bộ phận khác cần đến thì chỉ mang lại bản photo có dấu công chứng. Bản gốc của tài liệu chỉ cung cấp trong trường hợp thực sự cần thiết.
Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên cũng là vai trò quan trọng của nhân viên văn phòng. Nhân viên đòi hỏi phải có hiểu biết về luật bảo hiểm đối với người lao động. thỉnh thoảng, nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự xem xét, chọn lọc những hồ sơ xin việc từ các ứng viên.
In ấn và photocopy tài liệu thuyết phục nhu cầu cho các phòng ban là vai trò của nhân viên văn phòng. Việc biên soạn tài liệu trước khi đem in ấn cũng do họ đảm nhiệm. Chính thế nên, nhân viên văn phòng cần phải thành thục các kỹ năng căn bản về tin học văn phòng như Word, Excel.
3. Các loại hình văn phòng
Tùy thuộc theo chức năng mà có khả năng phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng. Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc.
1. Văn phòng chức năng
Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các đơn vị thẩm quyền chung, cơ quan cơ quan có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…)
Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc không giống nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.
2. Văn phòng thực hiện công việc
Văn phòng thực hiện công việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đấy chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để thực hiện công việc. Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đấy có khả năng còn nằm trong những loại hình văn phòng sau đây:
3. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ sử dụng địa chỉ để đăng ký thành lập công ty. Văn phòng ảo có khả năng tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có teher tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay chăm sóc khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, bởi vậy tiết kiện được khoản chi phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ.
Xem thêm : Kinh nghiệm kinh doanh quần áo và các rủi ro cần phải tránh
4. Văn phòng làm việc truyền thống
Là loại hình văn phòng phổ biến. Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, công ty có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.
Văn phòng truyền thống bảo đảm sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên. Tuy vậy sẽ phát sinh thêm các khoản chi khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …
5. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty không giống nhau. Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này xử lý bài toán khoản chi cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến niềm tin của người mua hàng cũng như đối tác.
Tạm kết :
Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu tới các bạn về nhân viên văn phòng cũng như công việc thường ngày của họ , phân loại các hình thức nhân viên văn phòng. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm về công việc văn phòng là gì. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa (Nguồn tổng hợp: timviec365.vn, maisonoffice.vn, … )
Discussion about this post