Sai lầm khi quản lý thời gian là điều mà ai cũng sẽ gặp phải khi lần đầu quản lý và lên kế hoạch cho bản thân. Qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mục lục
Sai lầm khi quản lý thời gian không có mục tiêu rõ ràng cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả. Chỉ khi bạn biết mình cần tập trung điều gì thì bạn mới giảm bớt thời gian chết. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc đặt mục tiêu cũng giúp bạn quyết định thứ tự thực hiện. Đâu là việc ưu tiên, dành nhiều thời gian và đâu là những thứ không cần thiết.
Hãy luôn nhớ quy tắc SMART. Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định khi bạn đặt mục tiêu cho bản thân mình.
Xem thêm Những kinh nghiệm mở quán cafe đắt khách vô cùng đơn giản
Nhận quá nhiều
Bạn có phải là người khó nói “không” với mọi người? Nếu vậy, bạn có thể có quá nhiều dự án và cam kết trong công việc của mình. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, căng thẳng, và tinh thần thấp.
Hoặc, bạn có thể là nhà quản lý vi mô: một người khăng khăng kiểm soát hoặc làm tất cả các công việc của mình, bởi vì họ không thể tin tưởng bất cứ ai khác để làm điều đó một cách chính xác. (Điều này có thể là một vấn đề đối với tất cả mọi người – không chỉ các nhà quản lý)
Không liệt kê việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.
Ví dụ: thay vì viết chung chung như “Lập kế hoạch bán hàng cho tháng 10”, bạn nên viết chi tiết như “rà soát danh sách khách hàng lớn”, “Đánh giá doanh thu hàng ngày”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu ưu tiên, ví dụ theo thang A, B, C, D với mức ưu tiên từ cao nhất đến không cần thiết.
Luôn “Bận”
Một số người luôn ở trong trạng thái bận rộn. Thời hạn đáp ứng hẹp, các email vô tận, những đống file cần chú ý trên bàn làm việc, cuộc chạy đua điên cuồng cho cuộc họp..vv.
Vấn đề là “nghiện sự bận rộn” hiếm khi có nghĩa là bạn đang có hiệu quả, và nó có thể dẫn đến căng thẳng.
Thay vào đó, hãy cố gắng làm chậm và học cách quản lý thời gian tốt hơn
Không biết ưu tiên việc nào trước
Danh sách việc cần làm chỉ thực sự hiệu quả khi bạn biết đánh giá công việc. Bạn nên phân biệt việc nào là quan trọng, cấp bách cần làm trước, việc nào sau. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào. Đặc biệt trong lúc bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc trong cùng thời điểm.
Tuy nhiên việc quản lý thời gian hiệu quả là việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên trước:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
- Những việc cấp bách đòi hỏi cần phải giải quyết càng sớm càng tốt.
Đa nhiệm
Để làm xong hết khối lượng công việc trên đầu của cô, Liên thường xuyên viết email trong khi cô trò chuyện qua điện thoại cho khách hàng của mình. Tuy nhiên, trong khi Liên nghĩ rằng đây là một cách sử dụng tốt thời gian của mình, sự thật là nó có thể mất nhiều thời gian hơn 20-40 phần trăm để kết thúc một danh sách các công việc khi bạn chạy nhiều chương trình, so với hoàn thành cùng một danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự. Kết quả cũng cho thấy cô ấy làm cả hai nhiệm vụ đều kém là – email của mình là đầy đủ các lỗi, và khách hàng của mình đang thất vọng bởi sự thiếu tập trung của cô.
Xem thêm Những kinh nghiệm kinh doanh quán ăn làm giàu vô cùng đơn giản
Thiếu quản lý thời gian cho sự phân tâm
Sai lầm khi quản lý thời gian sự phân tâm có thể khiến chúng ta tốn thời gian vào các việc không liên quan đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…
Hãy giảm thiểu những yếu tố làm bạn phân tâm! Ví dụ, hãy quyết liệt khi tắt các cuộc hội thoại tán gẫu khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn phân tâm, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung bắt đầu với các bữa an tốt cho sức khỏe và đúng giờ giấc. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và thư giãn như nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.
Ngập trong công việc
Bạn là người ngại từ chối giúp đỡ người khác? Nếu đúng thế, bạn có thế đang ngập mình trong một núi những cam kết giúp đỡ của chính mình. Chính điều này khiến bạn không thể đảm bảo mình làm tốt công việc của chính mình, luôn căng thẳng để giảm tải công việc mà không khi nào thấy vơi đi. Trước khi nhận một công việc khác, bạn hãy tự hỏi mình:
- Công việc đó có nằm trong mục tiêu công việc của tôi không?
- Tôi có thể làm tốt nhất việc này hay không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không
Xem thêm Những kinh nghiệm mở quán cafe đắt khách vô cùng đơn giản
Làm nhiều việc cùng lúc
Sai lầm khi quản lý thời gian khi tiến độc gấp rút, bạn có hay vừa gọi điện vừa viết email? Vừa họp tổng kết vừa phác thảo hợp đồng? Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả? Rất tiêc là theo nghiên cứu của trường Đại học Harvard, khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm từng việc một.
Kết quả là bạn không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì bạn thiếu tập trung khi nói chuyện. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Qua bài viết trên Thework.vn đã cung cấp các thông tin về sai lầm khi quản lý thời gian bạn cần nên biết. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích vơi các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ phượng – Tổng hợp
Tham khảo ( leadthechange.asia, blog.viecngay.vn, … )
